ডেমোর ফাঁদে না পড়ে বাংলাদেশে ERP ভেন্ডর তুলনা করার উপায়

সফটওয়্যারের ডেমো বানানোই হয় পণ্যের সবচেয়ে মসৃণ পথটি দেখানোর জন্য। তাই ডেমোর পরে করা মূল্যায়ন আসলে তিনটি মসৃণ পথের তুলনা — আর তাতে জানা যায় না, যেদিন আপনার সেলস ম্যানেজারকে চারটি কিস্তি দেরিতে দেওয়া ক্রেতার শিডিউল পুনর্গঠন করতে হবে, সেদিন প্রতিটি পণ্য কেমন আচরণ করবে। সমাধান হলো নিজের ঠিক করা পরিস্থিতিতে মূল্যায়ন, আর প্রথম মিটিংয়ের আগেই লিখে রাখা মানদণ্ডে নম্বর।

নম্বর দেওয়ার ছক

নিজের অবস্থা অনুযায়ী ওজন দিন; নম্বরের চেয়ে ওজনই বেশি জরুরি।

যে এগারোটি প্রশ্ন ভেন্ডররা এড়াতে চান

১. পুনর্গঠিত শিডিউল আর আংশিক জমাসহ একটি ক্রেতার লেজার দেখান। ২. গত মাসে করা একটি দাম পরিবর্তনের অডিট ট্রেইল দেখান। ৩. দুইজন ব্যবহারকারী একসঙ্গে একই ইউনিট খুললে কী হয়? ৪. এক এক্সিকিউটিভ কি অন্যের লিড দেখতে পারেন? সেটিংটি দেখান। ৫. জমির খরচ বণ্টনসহ প্রজেক্টভিত্তিক লাভ-ক্ষতি রিপোর্ট দেখান। ৬. রেফারেন্স ছাড়া আসা MFS পেমেন্ট কীভাবে মেলে? ৭. আপনার মাইগ্রেশনের মিলকরণ রিপোর্টে কী কী থাকে? ৮. এই পাঁচটি রিপোর্টের কোনগুলো আমরা আপনাকে ছাড়া বানাতে পারব? ৯. চেঞ্জ রিকোয়েস্ট কাকে বলে, আর সাপোর্টে কী কী আছে? ১০. দ্বিতীয় বছরের খরচ কত — লিখিতভাবে? ১১. গত আঠারো মাসে চালু হওয়া আমার আকারের দুজন গ্রাহকের সঙ্গে কথা বলা যাবে?

উত্তরের চেয়েও জরুরি উত্তর দেওয়ার সহজতা। যে পণ্য এসব নিয়মিত করে, সে মিটিংয়েই দেখিয়ে দেয়।

তিনটি ডেমো পরিস্থিতি

প্রত্যেক ভেন্ডরকে আগেভাগে একই তিনটি দিন, আর আপনার মতো গড়নের ডেটায় চালাতে বলুন:

পরিস্থিতি এক: এলোমেলো ক্রেতা। প্রথম মাসে বুকিং, ম্যানেজারের অনুমোদিত ৩% ছাড়, দুটি কিস্তি দেরিতে, একটি আংশিক জমা, নবম মাসে পুনর্গঠনের অনুরোধ, তারপর তিন কিস্তির অগ্রিম। লেজার, এজিং এন্ট্রি আর বর্তমান বকেয়া বের করুন।

পরিস্থিতি দুই: JV ইউনিট। মালিকের একটি ইউনিট blocked, তারপর পাওয়ার অব অ্যাটর্নিতে বিক্রির জন্য ছাড়া, তারপর বিক্রি হয়ে টাকা মালিকের প্রাপ্যের বিপরীতে নিষ্পত্তি। আগে ও পরে প্রাপ্য দেখান।

পরিস্থিতি তিন: মাস শেষ। একটি প্রজেক্টের লক্ষ্যমাত্রার বিপরীতে আদায়, বাকেটভিত্তিক এজিং, ইউনিট ইনভেন্টরির অবস্থা আর লাভ-ক্ষতি বের করুন — আর প্রতিটি সংখ্যা কোথা থেকে এলো দেখান।

যে পণ্য Excel ছাড়াই তিনটিই শেষ করে, সেটি গুরুতর প্রার্থী। বেশির ভাগ পারবে না।

ডেমোর চেয়ে রেফারেন্স কল বেশি দামি

প্রতিটি রেফারেন্সকে দুটি প্রশ্ন করুন: কোন কাজটা প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নিয়েছিল, আর এখনো কোন কাজটা সিস্টেমের বাইরে করেন। দ্বিতীয় উত্তরটিই পণ্যের আসল সীমা দেখায় — আর সেটি কখনো ব্রোশিয়োরে থাকে না।

এরপর কী

কোনো ভেন্ডরের সঙ্গে যোগাযোগের আগেই নিজের তিনটি পরিস্থিতি লিখে ফেলুন। এক ঘণ্টা লাগবে, আর পুরো মূল্যায়নের সবচেয়ে কাজের ঘণ্টা সেটিই হবে — বাংলাদেশের ডেভেলপারদের জন্য শ্রেণিটি কীভাবে সাজানো দেখুন।