বেশির ভাগ ERP বাস্তবায়ন নাটকীয়ভাবে নয়, ধীরে ধীরে ব্যর্থ হয়। আটকে যায় — কারণ ডেটা ভাবনার চেয়ে এলোমেলো ছিল, কিংবা যিনি সিদ্ধান্ত নিতে পারতেন তিনি কখনো সময় পাননি, কিংবা সবাই একসঙ্গে সব মডিউলে গিয়েছিল আর কোনো একটি মডিউলও ভরসা করার মতো ভালো চলেনি। নাম ধরে দায়িত্ব আর সংকীর্ণ প্রথম স্কোপসহ বারো সপ্তাহের পরিকল্পনা তিনটিই এড়ায়।
সপ্তাহ ১–২: স্কোপ আর চূড়ান্ত করা
- সিদ্ধান্তের ক্ষমতাসহ একজন অভ্যন্তরীণ দায়িত্বপ্রাপ্ত ঠিক করুন।
- প্রথম ধাপে কোন মডিউল চালু হবে তালিকা করুন। বেশির ভাগ ডেভেলপারের জন্য: ইনভেন্টরি ও বুকিং, কিস্তি ও আদায়, রসিদ। আর কিছু নয়।
- যেসব প্রক্রিয়া বদলাবেন সেগুলো আগেই ঠিক করে ফেলুন। ভাঙা ছাড়ের সিঁড়ি স্বয়ংক্রিয় করলে সেটি কেবল দ্রুত হয়।
- Go-live-এর তারিখ আর সমান্তরাল চালনার মাস এখনই ঠিক করুন, যাতে সেগুলো সবার ক্যালেন্ডারে থাকে।
ফল: তারিখ আর দায়িত্বসহ এক পাতার স্কোপ।
সপ্তাহ ৩–৪: উৎসেই ডেটা পরিষ্কার
- প্রতিটি ডেটার জন্য প্রামাণিক উৎস বাছুন, আর সিদ্ধান্তটি লিখে রাখুন।
- Excel-এই পরিষ্কার করুন, যেখানে আপনার টিম ডেটা চেনে।
- ডুপ্লিকেট ক্রেতা, এক তালিকায় আছে অন্যটিতে নেই এমন ইউনিট, আর যেসব বুকিংয়ের শিডিউল বদলেছে কিন্তু চুক্তি বদলায়নি — সব মীমাংসা করুন।
- ভিত্তি মিলকরণ বের করুন: প্রজেক্টভিত্তিক ইউনিট, বুকিং, চুক্তিমূল্য, জমা, বকেয়া।
সময়সীমা ঠিক করে দেয় এই ধাপটিই। বিস্তারিত আছে Excel থেকে মাইগ্রেশন লেখায়।
সপ্তাহ ৫–৮: কনফিগারেশন
- প্রজেক্ট, ভবন, ইউনিট, আর যে নিয়মে ইউনিটের দাম হিসাব হবে।
- পেমেন্ট প্ল্যান টেমপ্লেট — সত্যিকারের চার-পাঁচটিই পাবেন।
- ছাড়ের অনুমোদনের সিঁড়ি আর প্রতিটি ধাপে কে।
- রসিদের ধরন, পেমেন্ট চ্যানেল, আর আংশিক ও বাড়তি জমার বণ্টনের নিয়ম।
- ব্যবহারকারীর ভূমিকা — বিশেষত কে hold ছাড়তে পারবেন, কে ছাড় অনুমোদন করবেন, কে শিডিউল বদলাতে পারবেন।
- ব্যবস্থাপনা যে তিনটি রিপোর্ট আসলে খুলবে: প্রাপ্য বনাম আদায়, এজিং, আর ইউনিট ইনভেন্টরির অবস্থা।
কনফিগারেশন হবে অভ্যন্তরীণ দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে সঙ্গে নিয়ে। ইমেইলে কনফিগারেশন দ্বিগুণ সময় নেয় আর শেষে ভুল হয়।
সপ্তাহ ৯–১০: তোলা আর মেলানো
- আগে মাস্টার ডেটা, তারপর লেনদেন, তারপর ওপেনিং ব্যালান্স।
- ৪র্থ সপ্তাহের ভিত্তির বিপরীতে মিলকরণ রিপোর্ট বের করুন।
- প্রতিটি পার্থক্যের ব্যাখ্যা দিন। বেশির ভাগ নয় — প্রতিটি।
- যাঁরা প্রতিদিন ব্যবহার করবেন তাঁদের প্রশিক্ষণ দিন, ডেমো ডেটায় নয় — নিজেদের ডেটাতেই।
সপ্তাহ ১১–১২: সমান্তরাল চালনা আর go-live
- পুরো এক মাস দুটোই চালান, মাস শেষের ক্লোজিংসহ।
- মাসের আদায়, বাকেটভিত্তিক এজিং, আর এলোমেলোভাবে বাছা দশটি ক্রেতা লেজার মেলান।
- মিলে গেলে স্থানান্তর করুন, আর সেদিন থেকেই পুরোনো ফাইল কেবল-পাঠযোগ্য করুন।
- Go-live-এর ছয় সপ্তাহ পরে দ্বিতীয় দফা প্রশিক্ষণ ঠিক করুন, যখন মানুষের আসল প্রশ্ন থাকবে।
যে দুটি জিনিস রক্ষা করতে হবে
সফটওয়্যারের চেয়ে বেশি ব্যর্থ হয় এই দুটি:
সময়। ফিন্যান্স, সেলস আর অপারেশনস থেকে সপ্তাহে দুই থেকে চার ঘণ্টা। ক্যালেন্ডারে বসান।
সিদ্ধান্ত। প্রতিটি বাস্তবায়নে "এই দুটির কোনটি সঠিক?" ধরনের কুড়িটি প্রশ্ন ওঠে। সেগুলো সাপ্তাহিক মিটিংয়ের লাইনে দাঁড়ালে তিন মাসের কাজ ছয় মাস লাগে।
এরপর কী
কিছু সই করার আগে একটি প্রজেক্টের জন্য চতুর্থ সপ্তাহের মিলকরণটি বর্তমান Excel থেকে বের করুন। এতে যত সময় লাগবে সেটিই আপনার আসল সময়সীমা, আর যা মিলবে না সেটিই আসল কাজ — প্রথম দুই ধাপ নিজের ডেটায় দেখে নিন।