মাইগ্রেশন কারিগরি প্রকল্প নয়। নতুন সিস্টেমে ডেটা তোলা সহজ অংশ; আসল কাজ হলো তিনটি Excel-এ তিন রকম তথ্য থাকলে কোনটি সত্য তা ঠিক করা। যাঁরা এটি শুরুতেই মেনে নেন, তাঁদের এক মাসে শেষ হয়। যাঁরা এটিকে আইটির কাজ ভাবেন, তাঁরা অমিলগুলো আবিষ্কার করেন go-live-এর দিন — যখন সেগুলো জরুরি হয়ে ওঠে।
আসলে কী কী যায়
| ডেটা | উৎস | কাঠিন্য |
|---|---|---|
| প্রজেক্ট, ভবন, তলা, ইউনিট | ইনভেন্টরি শিট | কম, ডুপ্লিকেট সরালেই |
| ইউনিটের বৈশিষ্ট্য ও দাম | প্রাইস লিস্ট | মাঝারি — হিসাব করা দাম আবার নিয়ম হিসেবে দাঁড় করাতে হয় |
| ক্রেতা ও যোগাযোগ | বুকিং ফাইল, CRM, ফোনের কনট্যাক্ট | মাঝারি — কাজটা ডিডুপ্লিকেশনেই |
| বুকিং ও চুক্তি | বুকিং রেজিস্টার | মাঝারি |
| পেমেন্ট শিডিউল | কিস্তির শিট | বেশি — প্রায়ই ক্রেতাপ্রতি আলাদা, যেগুলোকে টেমপ্লেটে আনতে হয় |
| রসিদ ও বকেয়া | হিসাব ও কালেকশন শিট | বেশি — মিলকরণ এখানেই |
| জমি ও JV রেকর্ড | আইনি ফাইল | মাঝারি, সংখ্যায় কম, মূল্যে বেশি |
| ঠিকাদার ও সরবরাহকারী | হিসাব | কম |
ধাপ এক: থামান আর পরিষ্কার করুন
ম্যাপিং শুরুর আগে তিনটি জিনিস ঠিক করুন: কাট-অফ তারিখ, প্রতিটি ডেটার জন্য একটিমাত্র প্রামাণিক উৎস, আর উৎসে অমিল হলে কে সিদ্ধান্ত নেবেন। তারপর উৎসেই পরিষ্কার করুন — Excel-এই, যেখানে আপনার টিম ডেটা চেনে। তোলার পরে পরিষ্কার করা মানে কাজটা দুবার করা।
এই ধাপে সবচেয়ে বেশি যা ধরা পড়ে: প্রাইস লিস্টে আছে কিন্তু ইনভেন্টরিতে নেই এমন ইউনিট, দুই রেকর্ডে দুই ব্যালান্সওয়ালা ক্রেতা, আর এমন বুকিং যার শিডিউল এডিট হয়েছে কিন্তু চুক্তি হয়নি।
ধাপ দুই: ফিল্ড ম্যাপিং
এক জায়গা ছাড়া ম্যাপিং যান্ত্রিক কাজ — জায়গাটি পেমেন্ট প্ল্যান। Excel-এ প্রত্যেক ক্রেতার শিডিউল আলাদা হতে পারে, কারণ একটি সারি বদলাতে খরচ নেই। সিস্টেমে শিডিউল আসে প্ল্যান থেকে। তাই মাইগ্রেশনকে উত্তর দিতে হয়: সত্যিকারের আলাদা প্ল্যান কয়টি? উত্তর সাধারণত চার-পাঁচটি, সঙ্গে ত্রিশজন ক্রেতা যাঁদের শিডিউল হাতে বদলানো হয়েছে। ওই ত্রিশটি লিখিত কারণসহ পুনর্গঠন হয়ে যায় — শুরু থেকেই যা হওয়া উচিত ছিল। দেখুন Excel ছাড়া কিস্তি শিডিউল।
ধাপ তিন: ওপেনিং ব্যালান্স, যা মেলে
প্রতিটি ক্রেতার জন্য মাইগ্রেশনকে বের করতে হবে: এ পর্যন্ত মোট ধার্য, এ পর্যন্ত মোট জমা, আর বকেয়া — আর এগুলোর যোগফল আপনার হিসাবের সঙ্গে মিলতে হবে। ঠিক এখানেই মাইগ্রেশন সফল হয়, নয়তো নিঃশব্দে ব্যর্থ হয়।
প্রজেক্টভিত্তিক একটি মিলকরণ রিপোর্ট বানান: ইউনিট সংখ্যা, বুকিং সংখ্যা, মোট চুক্তিমূল্য, মোট জমা, মোট বকেয়া — পুরোনো আর নতুন দুই সিস্টেমেই, আর পার্থক্যগুলো সারি ধরে তালিকাভুক্ত। go-live-এর আগে প্রতিটি পার্থক্যের ব্যাখ্যা থাকতে হবে। "এতটুকু তো চলে" — এই মনোভাব থেকেই ডেভেলপার পরের দুই বছর নিজের সিস্টেমকেই অবিশ্বাস করেন।
ধাপ চার: সমান্তরাল চালনা
পুরো এক মাস দুটোই চালান, মাস শেষের ক্লোজিংসহ। শেষে তিনটি রিপোর্ট মেলান: মাসের আদায়, এজিং বাকেট অনুযায়ী বকেয়া, আর এলোমেলোভাবে বাছা দশজন ক্রেতার লেজার। মিললে মাইগ্রেশন প্রমাণিত। না মিললে পুরোনো প্রক্রিয়া চালু থাকতেই সমস্যাটা ধরা পড়ল — উদ্দেশ্যটাই তো এটি।
সমান্তরাল চালনা এক মাসের দ্বিগুণ কাজ। বাদ দিলে সেই কাজ go-live-এ গিয়ে তিনগুণ হয়।
ধাপ পাঁচ: স্থানান্তর আর তালা
স্থানান্তরের পর পুরোনো Excel ফাইলগুলো কেবল-পাঠযোগ্য হয়ে যাবে। এটি কারিগরি নয়, শৃঙ্খলার প্রশ্ন — আর ব্যর্থ ইমপ্লিমেন্টেশনের সবচেয়ে সাধারণ কারণও এটিই: একজন কালেকশন অফিসার "দরকার হতে পারে" ভেবে নিজের একটি শিট রেখে দেন, আর দুই মাসেই আবার দুই রকম সত্য দাঁড়ায়। পুরোনো ফাইল মুছবেন না, সংরক্ষণাগারে রাখুন — আর স্থানান্তরের দিন থেকেই কেবল-পাঠযোগ্য।
এরপর কী
ভেন্ডর বাছার আগে একটি কাজ করুন: একটি প্রজেক্টের মিলকরণ সংখ্যাগুলো বর্তমান Excel থেকে বের করুন — ইউনিট, বুকিং, চুক্তিমূল্য, জমা, বকেয়া। এতে যত সময় লাগবে সেটিই আপনার মাইগ্রেশনের সময়সীমা, আর যা মিলবে না সেটিই আসল কাজ। তারপর নিজের ডেটাতেই মাইগ্রেশনটা দেখে নিন।