কিস্তির শিডিউল মানে তারিখ আর টাকার একটা তালিকা নয়। এটি কতগুলো নিয়ম — দাম, পেমেন্ট প্ল্যান, শুরুর তারিখ, মাইলস্টোনের সংযোগ আর সমন্বয়ের যুক্তি — যার থেকে তারিখ আর টাকা তৈরি হয়। এই পার্থক্যটাই ঠিক করে দেয়, আপনি ৩০০ ক্রেতার শিডিউল সামলাতে পারবেন, নাকি তিন মাসেই আপনার spreadsheet বাস্তবতা থেকে নিঃশব্দে সরে যাবে।
একটি বাস্তব উদাহরণ
উত্তরায় ১,৪০০ বর্গফুটের ফ্ল্যাট, প্রতি বর্গফুট ১১,০০০ টাকা, মোট ১,৫৪,০০,০০০ টাকা, ৬০ মাসের প্ল্যান:
| খাত | ভিত্তি | টাকা |
|---|---|---|
| বুকিং মানি | নির্দিষ্ট | ৫,০০,০০০ |
| ডাউন পেমেন্ট | দামের ২৫% থেকে বুকিং মানি বাদ | ৩৩,৫০,০০০ |
| মাসিক কিস্তি | (দাম − ২৫% − মাইলস্টোন) ÷ ৬০ | ১,৫৪,০০০ × ৬০ |
| মাইলস্টোন: ছাদ ঢালাই | দামের ৫% | ৭,৭০,০০০ |
| পার্কিং | নির্দিষ্ট, একটি স্লট | ৮,০০,০০০ |
| ইউটিলিটি ও সংযোগ | প্রকৃত খরচে, হস্তান্তরের আগে | আনুমানিক ৪,৫০,০০০ |
দুটি জিনিস লক্ষণীয়। মাসিক অঙ্কটি হিসাব করা, টাইপ করা নয় — প্রতি বর্গফুটে ২০০ টাকা দাম বদলালে ৬০টি সারির প্রতিটি নড়ে। আর পার্কিং ও ইউটিলিটি একই লেজারে, কারণ ক্রেতা "আমার কত বাকি" বললে পুরোটাই বোঝান, শুধু ফ্ল্যাট নয়।
Excel সংস্করণ যে চারভাবে ভাঙে
১. চুক্তির সঙ্গে মিল থাকে না। ছাড় দেওয়া হলো, শিডিউল এডিট হলো, কিন্তু সই করা প্ল্যান কেউ বদলাল না। রেজিস্ট্রেশনের সময় দুই কাগজে দুই কথা, আর লিখিতটা ক্রেতার হাতে।
২. রসিদ ভুল সারিতে বসে। ক্রেতা একসঙ্গে দুই কিস্তি দিলেন, কেউ ভুল মাসে টিক দিলেন — এরপর থেকে এজিং রিপোর্ট ভুল, আর সাধারণত এমন দিকে ভুল যা সমস্যাটা লুকায়।
৩. পুনর্গঠনে ইতিহাস মুছে যায়। আগের শর্ত আর নেই, তাই দুই বছর পরের বিরোধে কী ঠিক হয়েছিল তার কোনো রেকর্ডই থাকে না।
৪. লেজার কেউ বের করতে পারে না। ক্রেতা স্টেটমেন্ট চাইলেন, কেউ একজন তিনটি ট্যাব থেকে এক ঘণ্টায় বানালেন। যা বানানো হলো তা আবার হুবহু বানানো যাবে না — অর্থাৎ সেটি প্রমাণ নয়।
শিডিউলকে যা যা জানতে হবে
- দাম আর তার উপাদান, ছাড় আর কে অনুমোদন দিয়েছেন তা-সহ। দেখুন প্রাইস লিস্ট আর ডিসকাউন্ট নিয়ন্ত্রণ।
- পেমেন্ট প্ল্যান — নামসহ অনুমোদিত টেমপ্লেট, যাতে ক্রেতার প্ল্যান বর্ণনা করতে না হয়, চিনিয়ে দেওয়া যায়।
- মাইলস্টোনের সংযোগ, যাতে কিস্তি তারিখে নয়, সার্টিফাইড অগ্রগতিতে ওঠে। দেখুন মাইলস্টোন বিলিং।
- আংশিক জমার বণ্টনের নিয়ম আর বাড়তি টাকার ব্যবস্থা।
- পুনর্গঠনের ইতিহাস, যাতে বর্তমান শিডিউল থেকে সই করা শিডিউল পর্যন্ত পথটা সবসময় দেখা যায়।
তিনটি ভিউ এমনিতেই পাওয়া যায়
শিডিউল যখন সারির বদলে নিয়ম, তখন একই ডেটা থেকেই তিনটি রিপোর্ট বেরিয়ে আসে, আলাদা করে রাখতে হয় না: ক্রেতার লেজার, নির্দিষ্ট মাসের প্রাপ্য তালিকা, আর এজিং রিপোর্ট। শিডিউল ঠিকভাবে সাজানো কি না তার বাস্তব পরীক্ষাও এটাই — এই তিনটি যদি একে অন্যের সঙ্গে না মেলে, তাহলে ওগুলো তিনটি ভিউ নয়, তিনটি ফাইল।
পুনর্গঠন, ঠিক নিয়মে
পুনর্গঠন স্বাভাবিক ব্যাপার। কেউ চাকরি হারান, প্রবাসী ক্রেতার টাকা পাঠানোর ছন্দ বদলায়, নির্মাণে দেরিতে পুরোনো প্ল্যান অযৌক্তিক হয়ে পড়ে। নিরাপদ রাখার নিয়ন্ত্রণগুলো সহজ: লিখিত কারণ, আলোচনাকারীর উপরের কারও অনুমোদন, শূন্য থেকে নয় বরং বকেয়া ব্যালান্স থেকে শুরু হওয়া নতুন শিডিউল, আর পুরোনোটি সংরক্ষণ। এভাবে করলে পুনর্গঠন দুই পক্ষকেই রক্ষা করে। Excel-এ এডিট হিসেবে করলে কাউকেই করে না।
এরপর কী
এলোমেলোভাবে তিনজন ক্রেতা বেছে নিন আর টিমকে বলুন এক পাতায় প্রতিটির প্রতিটি চার্জ, প্রতিটি জমা আর বর্তমান বকেয়া দিতে। পাঁচ মিনিটে তিনটিই দিতে না পারলে আপনার শিডিউল আসলে Excel-এই আছে, বিশ্বাস যা-ই হোক — নিয়মভিত্তিক শিডিউল দেখতে কেমন দেখে নিন।