বাংলাদেশে ক্রেতা টাকা দেন bKash, Nagad, ব্যাংক ট্রান্সফার, চেক কিংবা সাইট অফিসে নগদে — আর একটি ফ্ল্যাটের জীবদ্দশায় প্রায়ই এর কয়েকটিতেই। প্রতিটি চ্যানেল আলাদা তথ্য নিয়ে আসে, অথচ কালেকশন খাতায় ক্রেতাপ্রতি একটিই পরিষ্কার উত্তর দাঁড়াতে হয়। মিলকরণ ভাঙে কারণ খাতাটি বানানো হয় ব্যাংক জমার জন্য, আর বাকি সব চলে মুখস্থ হিসাবে।
কোন চ্যানেল কী দেয়
| চ্যানেল | পরিচয় | সময় | সাধারণ সমস্যা |
|---|---|---|---|
| bKash / Nagad | TrxID আর প্রেরকের নম্বর | সঙ্গে সঙ্গে | আত্মীয়ের নম্বর থেকে, রেফারেন্স নেই |
| ব্যাংক ট্রান্সফার | রেফারেন্স আর প্রেরকের নাম | একই বা পরের দিন | রেফারেন্সের ঘর ফাঁকা |
| চেক | চেক নম্বর | ক্লিয়ারিংয়ে | হাতে পাওয়ার দিনে রসিদ, ক্লিয়ার পরে বা ফেরত |
| সাইটে নগদ | রসিদ বইয়ের নম্বর | সঙ্গে সঙ্গে | সাইট থেকে ব্যাংকে জমার দেরি |
| কার্ড বা গেটওয়ে | গেটওয়ে রেফারেন্স | সঙ্গে সঙ্গে, চার্জ বাদে | চার্জ হিসাবে না থাকায় অঙ্ক কখনো হুবহু মেলে না |
দুটি নিয়মেই বেশির ভাগ সমস্যা মেটে। প্রতিটি রসিদে চ্যানেল আর তার পরিচয় থাকবে। আর রসিদের তারিখ ও ক্রেডিটের তারিখ আলাদা ঘরে থাকবে, কারণ ২৮ তারিখে নেওয়া আর ৩ তারিখে ক্লিয়ার হওয়া চেক দুই উদ্দেশ্যে দুই মাসে পড়ে।
মেলানোর ধাপক্রম
১. রেফারেন্স মিল। আপনার দেওয়া রেফারেন্স ক্রেতা ব্যবহার করলে পেমেন্ট নিজেই বসে যায়। ২. প্রেরকের নম্বর মিল। MFS প্রেরকের নম্বর ক্রেতার নিবন্ধিত নম্বরের সঙ্গে মেলান — বুকিংয়ে লেখা বিকল্প নম্বরসহ। ৩. অঙ্ক ও প্রত্যাশার মিল। যে ক্রেতার ওই দিন কিস্তি ছিল, তাঁর বকেয়ার সমান একটি অমিলযুক্ত জমা যাচাইয়ের ভালো প্রার্থী। ৪. সাসপেন্স। যা মেলেনি তা সাসপেন্স হিসাবে যাবে আর দৈনিক তালিকায় দেখাবে। "সমন্বয়" হবে না।
সাসপেন্সই সেই শৃঙ্খলা যা বাকি সব কাজ করায়। না-মেলা টাকা কালেকশনের সংখ্যায় রেখে দিলে ক্রেতার লেজার আর প্রজেক্টের আদায় — দুটোই ভুল থাকে, আর কেউ অভিযোগ না করা পর্যন্ত সেটি ধরাই পড়ে না।
আংশিক আর বাড়তি জমা
দুটোই নিয়মিত ঘটনা, আর দুটোতেই সিদ্ধান্ত নয়, নিয়ম দরকার:
- আংশিক: সবচেয়ে পুরোনো বকেয়া কিস্তিতে বসবে, বাকিটা বকেয়া থাকবে। তারিখ চুপচাপ পিছিয়ে দেওয়া যাবে না।
- বাড়তি: ক্রেতার লেজারে ক্রেডিট হয়ে পরের কিস্তিতে নিজে থেকেই কাটবে।
- অগ্রিম: ছয় মাসের টাকা একসঙ্গে দিলে ক্রেতা ছয়টি কিস্তি নিষ্পন্ন দেখতে চান, একটি কিস্তি আর বড় একটি ক্রেডিট ব্যালান্স নয় — কারণ তিনি এভাবেই ভাবেন।
যে নিয়মই বাছুন, সেটি চুক্তিতে লিখুন আর সবার ক্ষেত্রে একইভাবে প্রয়োগ করুন। নিয়মগুলো কোথায় থাকা উচিত, আছে Excel ছাড়া কিস্তি শিডিউল লেখায়।
চার্জ, আর সংখ্যা কেন হুবহু মেলে না
MFS আর গেটওয়ে লেনদেনে চার্জ থাকে, আর কে সেটি বহন করছেন তার উপর জমা হওয়া অঙ্ক ক্রেতার পাঠানো অঙ্ক থেকে আলাদা হয়। অবস্থানটা একবারেই ঠিক করুন — সাধারণত ক্রেতা চার্জ বহন করেন আর খাতায় মোট অঙ্ক বসে — তারপর সেটি কনফিগার করুন। ঠিক না করলে প্রতিটি মিলকরণে ছোট ছোট পার্থক্য জমতে জমতে এমন সংখ্যা হয় যা কেউ ব্যাখ্যা করতে পারে না।
যে দৈনিক অভ্যাস মাস শেষের যন্ত্রণা সরায়
দিনে পনেরো মিনিট: গতকালের MFS আর ব্যাংক ক্রেডিট খুলুন, মেলান, রসিদ কাটুন, বাকিটা নোটসহ সাসপেন্সে রাখুন। প্রতিদিন করলে সাসপেন্সের তালিকা ছোট থাকে আর প্রশ্নগুলোও এত টাটকা যে উত্তর মেলে। মাসে একবার করলে সেটি পাঁচ সপ্তাহ আগের লেনদেন নিয়ে তদন্ত হয়ে দাঁড়ায়, যেখানে সংশ্লিষ্ট মানুষগুলোরই আর মনে নেই।
এরপর কী
গত মাসের ব্যাংক আর MFS স্টেটমেন্ট নিন আর এমন প্রতিটি ক্রেডিট চিহ্নিত করুন যেটি সিস্টেমে নির্দিষ্ট ক্রেতা ও কিস্তির সঙ্গে যুক্ত নয়। ওই মোটটাই আপনার মিলকরণের ফাঁক — রসিদ, চ্যানেল আর ক্রেতার লেজার এক প্রবাহে দেখুন।