প্রতিটি ডাবল বুকিংয়ের মূল কারণ একটাই: দুজন মানুষ একই ইউনিট দিয়ে দিতে পেরেছেন, কারণ কেউ কারও কাজ দেখতে পাননি। এটা শৃঙ্খলার সমস্যা নয়, অসততার সমস্যা তো নয়ই। এটা এমন ইনভেন্টরির সমস্যা যেটা একাধিক জায়গায় থাকে — একটি মাস্টার শিট, একজন সেলস পার্সনের কপি, গত সপ্তাহে ছাপানো ব্রোকারের তালিকা, আর সেই WhatsApp গ্রুপ যেখানে ম্যানেজার বলেছিলেন "হ্যাঁ, A-704 নিয়ে নাও"।
যে ইউনিট-লাইফসাইকেল সমস্যাটা তুলে দেয়
ইউনিটের একটা অবস্থা থাকতে হবে, আর সবাইকে কেবল সেই অবস্থা থেকেই বিক্রি করতে হবে:
| অবস্থা | মানে | কে দিতে পারে | নিজে শেষ হয়? |
|---|---|---|---|
| Available | এখনই বিক্রয়যোগ্য | সিস্টেমের ডিফল্ট | — |
| Held | নির্দিষ্ট একজন ক্রেতার জন্য রাখা | সেলস এক্সিকিউটিভ | হ্যাঁ, ৪৮–৭২ ঘণ্টা |
| Blocked | বিক্রয়যোগ্য নয় — মালিকের অংশ, ব্যবস্থাপনা, আইনি জটিলতা | কেবল ম্যানেজার | না |
| Booked | বুকিং মানি জমা, ফর্ম সই | রসিদ কাটলে সিস্টেম | — |
| চুক্তি সই | বিক্রয় চুক্তি সম্পাদিত | লিগ্যাল বা অ্যাডমিন | — |
| রেজিস্টার্ড | দলিল রেজিস্ট্রি | অ্যাডমিন, দলিল রেফারেন্সসহ | — |
| হস্তান্তরিত | দখল বুঝিয়ে দেওয়া | অ্যাডমিন, হস্তান্তর শিটসহ | — |
তিনটি নিয়মে ছকটা কাজ করে। অবস্থা কেবল সামনে যায়। প্রতিটি বদলে কে, কখন আর কোন কাগজের বিপরীতে — তা লেখা থাকে। আর সেলস ফ্লোর বর্তমান অবস্থা ছাড়া আর কিছু দেখে না।
Hold-ই সবচেয়ে বিপজ্জনক অংশ
ইনভেন্টরি নিঃশব্দে হারায় hold-এর ভেতর দিয়ে। একজন এক্সিকিউটিভ "সিরিয়াস ক্লায়েন্ট"-এর জন্য তিনটি ইউনিট রেখে দেন, পরের সপ্তাহে আরও দুটি। কেউ ছাড়ে না, কারণ কেউ জিজ্ঞেসও করে না। এক মাসেই ভালো স্টকের এক-তৃতীয়াংশ অবিক্রেয়, আর প্রাইস লিস্ট দেখে মনে হয় প্রজেক্ট দারুণ চলছে।
দুটি নিয়ন্ত্রণে এটা স্থায়ীভাবে ঠিক হয়:
১. নির্ধারিত সময়ে নিজে থেকেই শেষ, শেষ হওয়ার আগে এক্সিকিউটিভকে বার্তা। ২. Hold রিপোর্ট — কোন ইউনিট, কে রেখেছে, কবে থেকে, কার জন্য — সাপ্তাহিক সেলস মিটিংয়ে দেখা। hold দৃশ্যমান হলেই সেটা নিজে নিজে ঠিক হয়ে যায়।
মালিকের আর ব্যবস্থাপনার ইউনিট
JV প্রজেক্টে জমির মালিকের ফ্ল্যাটগুলো একই ভবনে, আর Excel-এ দেখতে হুবহু এক। সেগুলো কারণসহ Blocked থাকতে হবে — বিক্রয় তালিকা থেকে কেবল বাদ দিলে চলবে না, কারণ তালিকা থেকে বাদ পড়া ইউনিট একদিন কেউ না কেউ আবার যোগ করে দেয়। একই কথা পরিচালকদের রাখা ইউনিট বা সরবরাহকারীর পাওনার বিপরীতে রাখা ইউনিটের ক্ষেত্রেও। কোন ইউনিট কীভাবে বাছাই ও ছাড় হয়, তা আছে জমির মালিকের ফ্ল্যাট বরাদ্দ লেখায়।
টাকা এলেই অবস্থা বদলাবে
ভালো সিস্টেমেও সবচেয়ে সাধারণ ফাঁকটা এই: ক্রেতা ব্যাংকে বুকিং মানি জমা দিলেন, অথচ কেউ শিট আপডেট না করা পর্যন্ত তিন দিন ইউনিট Available থেকে গেল। রসিদ কাটাই যেন ইউনিটকে Booked-এ নিয়ে যায়। রসিদ আর ইনভেন্টরি আলাদা সিস্টেমে থাকলে টিম যত সাবধানই হোক, ওই ফাঁক ডাবল বুকিং তৈরি করতেই থাকবে।
তালিকার বদলে stack plan কী দেয়
তলা ধরে সাজানো বোর্ড — প্রতিটি ইউনিট এক একটি রঙিন ঘর, তলা আর লাইন অনুযায়ী — তিন সেকেন্ডে পুরো প্রজেক্টের অবস্থা পড়ে ফেলা যায়, আর অস্বাভাবিকতা চোখে পড়ে: বিক্রি হয়ে যাওয়া তলার মাঝখানে একটি hold, কিংবা এমন একটি blocked ইউনিট যেটা কে ব্লক করেছিল কারও মনে নেই। Excel-এর চেয়ে stack plan-এ সেলস মিটিং দ্রুত চলে, কারণ কাউকে বুঝিয়ে দিতে হয় না সে কী দেখছে। কী দেখাবেন আর কী লুকাবেন — আছে লাইভ ইনভেন্টরি বোর্ড লেখায়।
এরপর কী
আপনার বর্তমান ইনভেন্টরি তালিকা আর সেলস টিমের নিজস্ব তালিকাগুলো ছাপিয়ে সারি ধরে মেলান। যত সারিতে অমিল, আগামী তিন মাসে ডাবল বুকিংয়ের ঝুঁকি ততটাই। আসল স্টেটসহ একটিমাত্র ইউনিট ইনভেন্টরি সেই সংখ্যাটা শূন্যে নামায়।