বাংলাদেশে একজন ডেভেলপারের Excel ঠিক তখনই ভেঙে পড়ে, যখন একই দিনে দুইয়ের বেশি মানুষকে একই সংখ্যাগুলো বদলাতে হয়। সাধারণত সেটা দ্বিতীয় বা তৃতীয় চলমান প্রজেক্টের সময় — মোটামুটি ১২০ থেকে ২০০ বিক্রিত ইউনিট, তিন-চারজন কালেকশন স্টাফ, আর একজন হিসাবরক্ষক যিনি bKash, ব্যাংক ট্রান্সফার আর নগদ জমা মেলাচ্ছেন এমন এক কিস্তির খাতার সঙ্গে, যেটা আসলে তিনজন আলাদাভাবে রাখেন। ইউনিটের সংখ্যা এখানে মুখ্য নয়, একসঙ্গে সম্পাদনাই মুখ্য।
যে চারটি ফাইল প্রায় সব ডেভেলপারের থাকে
ঢাকায় যেকোনো অপারেশনস ম্যানেজারকে জিজ্ঞেস করলে সাধারণত চারটি জিনিস দেখানো হয়:
১. ইনভেন্টরি ফাইল — প্রতিটি ইউনিট, সাইজ, দাম, অবস্থা। ২. কালেকশন ফাইল — ক্রেতার নাম, কিস্তির তারিখ, টাকার অঙ্ক, কতটা জমা পড়ল। ৩. জমির ফাইল — মৌজা, খতিয়ান, দাগ, দলিল, নামজারির অবস্থা — সব একটা ফোল্ডারে স্ক্যান করা। ৪. একটা WhatsApp গ্রুপ, যেখানে আসল সিদ্ধান্তগুলো হয়।
আলাদা আলাদাভাবে প্রতিটিই ঠিক আছে। সমস্যা হলো কেউ কারও খবর রাখে না। একজন ক্রেতা কোম্পানির অ্যাকাউন্টে ৫,০০,০০০ টাকা পাঠালে সেই লেনদেনটা ব্যাংক স্টেটমেন্টে খুঁজে বের করতে হয়, মানুষের সঙ্গে মেলাতে হয়, ইউনিটের সঙ্গে মেলাতে হয়, নির্দিষ্ট কিস্তির ঘরে বসাতে হয়, রসিদ দিতে হয়, আর শুক্র-শনিবারের রিপোর্টে দেখাতে হয়। প্রতিটি ধাপে একজন মানুষ একটা সংখ্যা টুকছেন — আর প্রতিটি টোকার জায়গাতেই সংখ্যাটা আলাদা হয়ে যেতে পারে।
এর দাম আসলে কত
ক্ষতিটা সাধারণত এক ধাক্কায় আসে না। আসে ছোট ছোট, বারবার:
| যেখানে গলে | কীভাবে ঘটে | সাধারণ মাপ |
|---|---|---|
| দেরিতে আদায় | মাসিক রিপোর্টের আগে বকেয়া কেউ দেখেই না | ত্রৈমাসিক লক্ষ্যের ২–৫% পিছিয়ে যায় |
| হিসাববহির্ভূত ছাড় | সেলস ম্যানেজার মুখে মুখে দাম কমিয়ে দেন | ইউনিটপ্রতি ৫০,০০০–২,০০,০০০ টাকা, হস্তান্তরের আগে ধরাই পড়ে না |
| একই ইউনিট দুবার | দুই কপি শিটে দুজন একই ইউনিট দিয়ে দেন | একটি বুকিং বাতিল, একজন ক্রেতা হারানো, একটি রিফান্ড |
| ব্রোকার বিরোধ | কে আগে ক্রেতা এনেছিল তার রেকর্ড নেই | প্রজেক্টপ্রতি ১–২টি বিরোধ, শেষে দুবার কমিশন দিয়ে মেটে |
| রেজিস্ট্রেশনে দেরি | কোন কাগজ নেই, সেটা জানা যায় ঠিক সেই দিনই | কয়েক দিনের কাজ নষ্ট, একজন বিরক্ত ক্রেতা |
এগুলোর কোনোটাই লাভ-ক্ষতির হিসাবে সুন্দর নাম নিয়ে আসে না। আসে "কালেকশন পিছিয়ে আছে" আর "মার্জিন বাজেটের চেয়ে কম হলো" হিসেবে।
ERP আসলে কোন জায়গাগুলো নেয়
রিয়েল এস্টেট ERP মানে উন্নত Excel নয়। Excel যেসব জিনিস শুধু বর্ণনা করতে পারে, ERP সেগুলোকে একটি রেকর্ডে দাঁড় করায়:
- ইউনিট — যার একটা অবস্থা আছে: available, hold, booked, চুক্তি সই, রেজিস্টার্ড, হস্তান্তরিত। অবস্থা সামনের দিকেই যায়, আর অনুমতি ছাড়া যায় না। এখানেই ডাবল বুকিং "না করার অনুরোধ" থেকে "করা অসম্ভব"-এ পাল্টায়। পড়ুন ডাবল বুকিং কীভাবে হয়।
- কিস্তির শিডিউল — দাম, পেমেন্ট প্ল্যান আর প্রয়োজনে নির্মাণ মাইলস্টোন থেকে তৈরি, যাতে ক্রেতার লেজার, আজকের বকেয়া তালিকা আর ওভারডিউ তালিকা একই ডেটার তিনটি চেহারা হয়, তিনটি ফাইল নয়। পড়ুন Excel ছাড়া কিস্তি শিডিউল।
- রসিদ — রসিদ কাটলেই কালেকশন এন্ট্রি হয়, ফলে মাস শেষে কাজটা মেলানো, আবার টাইপ করা নয়।
- জমির রেকর্ড — ফোল্ডারে নয়, প্রজেক্টের সঙ্গে বাঁধা: খতিয়ান, দাগ, নামজারির অবস্থা আর দলিল। পড়ুন জমি কেনার রেকর্ড।
- জমির মালিকের অংশ — মনে রাখার বদলে হিসাব করা, সাইনিং মানি সমন্বয়সহ, আর কোন কোন ইউনিট তাঁর তা নির্দিষ্ট করা। পড়ুন JV-তে মালিকের অংশের হিসাব।
বাজারের যে বাস্তবতা কাজটা জরুরি করে তুলেছে
REHAB-এর সদস্য কোম্পানিগুলো এমন এক ক্রেতার জন্য লড়ছে, যিনি ফোন করার আগেই Facebook-এ তিনটি প্রজেক্ট দেখে ফেলেছেন। এতে দুটো জিনিস দাঁড়ায়। এক, কে আগে ফোন ফেরত দিল তার উপর সাইট ভিজিট নির্ভর করে — এটা মার্কেটিংয়ের নয়, CRM-এর প্রশ্ন। দুই, দুবাই বা কুয়ালালামপুর থেকে টাকা পাঠানো প্রবাসী ক্রেতা সেদিনই রসিদ চান, আর চাইলেই স্টেটমেন্ট চান। "এ পর্যন্ত কত দিলাম" — এই প্রশ্নের উত্তর দিতে যে টিমের দুই দিন লাগে, তারা রেফারেলের ব্যবসাটা চুপচাপ হারায়।
সিস্টেম ঠিকঠাক চললে কেমন দেখায়
ভালো সিস্টেমের আসল পরীক্ষা ডেমো নয়। পরীক্ষা হলো যেকোনো এক মঙ্গলবারে এই চারটি প্রশ্ন, প্রতিটির উত্তর এক মিনিটের মধ্যে:
১. এ মাসে কত টাকা পাওয়ার কথা ছিল, কত এলো, আর কে কে পিছিয়ে? ২. এই মুহূর্তে সত্যিই কোন ইউনিটগুলো খালি, কী দামে, কতটুকু ছাড় দেওয়ার এখতিয়ার আছে? ৩. উত্তরার প্রজেক্টে জমির মালিক এখনো কত পাবেন — ইউনিটে আর টাকায়? ৪. নির্মাণ তিন মাস পিছিয়ে গেলে এই প্রজেক্টের মার্জিন কোথায় দাঁড়ায়?
এর কোনো একটার উত্তরও যদি হয় "অ্যাকাউন্টসে জিজ্ঞেস করে বলি", তাহলে Excel-এর খরচ ইতিমধ্যেই সফটওয়্যারের খরচ ছাড়িয়ে গেছে।
এরপর কী
যে সংখ্যাটা সবচেয়ে বেশি ভোগায় — সাধারণত শিডিউলের তুলনায় মাসিক আদায় — সেটাই আগে নিন, আর ডেমো ডেটায় নয়, নিজের প্রজেক্টের কাঠামোয় দেখুন। চল্লিশ মিনিটের একটা আলাপ, আর সমস্যাটা প্রক্রিয়ার না টুলের — সেটা বোঝার এটাই দ্রুততম উপায়।